Nesta segunda-feira (29/6), a cidade de São Caetano do Sul deu um importante passo para o estabelecimento de uma gestão ainda mais moderna e sustentável. Foi instituído o Programa “Papel Zero – São Caetano 100% Digital”, que tem como objetivo eliminar o uso do papel em documentos oficiais, conquistando mais agilidade, eficiência, economia e transparência na gestão pública.

A partir de agora todos os atos normativos do Executivo serão digitais. O prefeito não assinará mais nenhum decreto ou portaria em papel; toda assinatura será eletrônica. 

A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos e entidades da Administração Pública será conduzida, de forma gradual, pela Secretaria Municipal de Governo, por meio do Arquivo Público Municipal, com o apoio da Divisão de Tecnologia da Informação (DTI) da Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão.

O diretor do Arquivo Público Municipal destaca que além da economia com papel, impressão, transporte e armazenamento de documentos, a implantação do programa trará mais eficiência à administração e segurança no tratamento da informação. “Para o município, a informação é um bem estratégico”, enfatiza.

 

A produção e o gerenciamento dos documentos administrativos será feita conforme a legislação vigente e seguindo as melhores práticas. O software que deu origem ao Papel Zero foi originalmente desenvolvido pelo TRF2 (Tribunal Regional Federal da 2ª Região) e aprimorado pela Divisão de Tecnologia da Informação do município – o que garante, além de economia, segurança para os processos digitais.

 

MEMÓRIA ETERNIZADA

Além de investir na produção de documentos digitais – a exemplo do que faz o Governo do Estado de São Paulo no programa “SP sem Papel” – desde 2018 a Prefeitura de São Caetano também tem feito um exaustivo trabalho de digitalização dos documentos em papel.

Desde a emancipação de São Caetano, em 1948, o Arquivo Municipal já acondicionou cerca de 78 mil caixas de documentos. Todo esse material passa por um tratamento técnico visando a sua classificação e destinação final.

Por meio dessa metodologia foi possível identificar o padrão de produção dos documentos e estabelecer a melhor forma de tratamento para cada tipo de material. “Hoje 97% do nosso acervo em papel já está digitalizado, tanto para preservação da memória institucional quanto para a promoção de agilidade administrativa”, comemora o diretor do Arquivo Público Municipal.